賃貸借契約における必要書類とは？3つの書類をご紹介

大家さんと賃貸借契約を結ぶ場合、さまざまな必要書類の提出を求められます。
これらの書類は、取得に時間やお金がかかるものもあるため、借主の方にとっては、なぜ提出しなければならないのか疑問に思うところがあるでしょう。
今回は、賃貸借契約における印鑑証明書、住民票、収入証明書の3つの必要書類が何のために必要なのかについてご紹介します。

賃貸借契約の必要書類である印鑑証明書

印鑑証明書は、契約に使用している印鑑が本人の実印として登録されていることを証明する書類です。
賃貸借契約で印鑑証明書の提出を求められるのは、その印鑑が勝手に持ち出されて第三者に使用されているわけでないことを証明するためになります。
印鑑証明書は、原則その印鑑を実印として登録している本人にしか取得できないため、証明書を提出することで本人の同意を得られている証拠となるのです。

事前に印鑑登録をしておく必要がある

賃貸借契約の必要書類として印鑑証明書の提出を求められた場合、事前に自治体の役所に登録していた印鑑をもとに印鑑証明書を取得します。
そのため、印鑑証明書を取得するためには、それ以前に印鑑登録をしておかなければなりません。
一度印鑑登録をした場合でも、その自治体から引っ越した場合は、引っ越し先の自治体であらためて印鑑登録をする必要があります。

連帯保証人にとっての必要書類でもある

賃貸借契約をおこなう本人にとっては、印鑑証明書は必要書類とは限りません。
契約上のさまざまなリスクを避けるために、提出を求められる場合が多いものの、基本的に契約者本人は認印があれば契約できるためです。
一方で、契約者が家賃を滞納した場合に支払いを肩代わりする連帯保証人については、印鑑証明書が必要書類となっています。
これは、連帯保証人の身元を明らかにし、保証人になる同意が取れていることを確認するためです。
大家さんとしては、滞納した家賃を確実に回収できる相手でなければ、信頼して連帯保証人を任せられません。
印鑑証明書を用いて、連帯保証人の身分を保証することにより、はじめて万が一の場合の備えになるのです。
また、契約者に勝手に印鑑を持ち出されて連帯保証人として申請された場合、本人の意思に反する契約になってしまいます。
そうしたトラブルを避けるためにも、連帯保証人を立てるためには、印鑑証明書が必要書類となるのです。
保証会社を利用して賃貸借契約を結ぶ場合は、印鑑証明書は必要ありません。

賃貸借契約の必要書類である住民票

賃貸借契約では、大家さんから必要書類として契約者の方の住民票を提出するよう求められます。
ほかに同居する方がいる場合は、入居者全員分の氏名や住所が分かる住民票が必要です。
また、提出する住民票は原本ではなく、役所に保管された原本をもとに複製された写しになります。
役所に申請して取得する住民票は、すべて原本の写しであるため、取得した書類をそのまま提出して構いません。

住民票は身元確認のために必要

賃貸借契約時に入居者全員の住民票が必要なのは、入居者の方の身元確認のためです。
大家さんは、貸した物件の又貸しや責任の所在が分からない汚損、在留資格がない方の不法滞在などのトラブルを防ぐために、入居者の方がどのような身元なのかを把握しようとします。
原則として、自分で役所に取りに行く必要がありますが、代理人を立てて委任状を作成すれば、別の方に依頼することも可能です。
また、コンビニエンスストアや郵送でも取得申請ができます。

有効期限は3か月

取得した住民票の有効期限は、役所などでの取得から3か月以内になります。
つまり、提出を求められた日から3か月以上前に取得した住民票は提出できない可能性があるのです。
これは法的な有効期限ではないものの、身元確認を確実なものとするために、賃貸物件の管理会社から期限を指定される場合があります。
取得から提出までの間に、住民票に記載された内容に変更があった場合、その住民票の意味がなくなるためです。
先の予定で賃貸物件を借りることが分かっていれば、事前に取得しても構いませんが、なるべく3か月以内に収めるようにしましょう。

マイナンバーの記載は不要

住民票のなかには、マイナンバーが記載されているものもあります。
賃貸借契約であれば、住民票にマイナンバーの記載は必要ありません。
むしろ、マイナンバーが記載されている住民票は、受け取りを拒否される可能性があり、再度取得のための手続きが必要になる場合があります。
これは、マイナンバーが個人の所得や年金など重要な情報に紐付く個人情報のひとつであるためです。
したがって、大家さんや賃貸物件の管理会社に住民票の提出を求められた場合は、はじめからマイナンバーの記載がない住民票を用意するようにしましょう。

賃貸借契約の必要書類である収入証明書

賃貸借契約では、必要書類として収入証明書の提出を求められることがほとんどです。
これは、契約者の方に家賃の支払い能力が備わっているかを確認するための必要書類となります。
賃貸物件に設定されている家賃に対して収入が低すぎると、支払い能力を疑問視され、物件を借りられない場合が多いです。
また、収入を証明するものがなにもない場合も、契約を断られる可能性があります。
ただし、収入証明書と名前がついた書類は存在しないため、源泉徴収票など別の書類を用意しなければなりません。

役所で取得できる収入証明書

市町村など自治体の役所では、所得や課税額を証明するための書類を取得できます。
所得証明書、課税証明書、所得・課税証明書がこれに該当し、民間で発行された書類よりも信用度が高い書類です。
ただし、前年分の書類を取得するためには、6月以降に申請しなければなりません。
書類の準備が整う6月上旬から中旬より前に書類を用意したい場合は、別の書類を検討しましょう。

民間で取得できる収入証明書

企業に勤めている場合は、源泉徴収票や給与支払証明書を収入証明書として使用できます。
また、自営業の場合は確定申告書の写しを収入証明書として使用可能です。
源泉徴収票は、申請せずとも毎年12月に配布され、給与支払証明書は企業に申請すると発行してもらえます。
確定申告書の写しは、申告時に自分で保管しておくものであるため、とくに申請する必要はありません。
毎月、勤め先から受け取る給与明細書にも収入額は記載されていますが、多くの場合はこれを収入証明書として認めてもらえないため注意しましょう。

連帯保証人も必要書類として収入証明書を求められる

賃貸借契約において連帯保証人を立てる場合、契約者本人だけでなく連帯保証人になる方の収入証明書も必要書類になります。
連帯保証人は、契約者が滞納した家賃を代わりに支払う役割を負っているため、充分な収入がなければ務まりません。
そのため、家賃を支払ったうえで、自身の生活も続けられる程度の収入が証明できなければ、連帯保証人を却下される可能性があります。
取得する収入証明書の種類によっては、発行までに時間がかかる場合もあるでしょう。
そのため、連帯保証人になってもらう方には、事前に事情を説明し、収入証明書になる書類の発行を依頼しておくと、手続きがスムーズに進みます。
印鑑証明同様、個人を連帯保証人に立てるのではなく、保証会社を利用して賃貸借契約を結ぶ場合は、連帯保証人分の収入証明書は不要です。

まとめ

賃貸借契約を結ぶには、印鑑証明書、住民票、収入証明書などの必要書類を揃えなければなりません。
契約者であれば必要ない書類もありますが、連帯保証人の場合は、より厳しく書類の提出を求められます。
自身や連帯保証人の身元を証明し、スムーズに手続きをおこなうためにも、あらかじめ用意できるものは用意しておくと良いでしょう。